新入社員の任務!?電話窓口について

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新入社員の頃、初めて会社の電話をとったときとても緊張したことを覚えています。

しかし、徐々に慣れていくと、「電話ってそこまで重要じゃないな」と考えるようになりました。

今回は僕の電話についての考えを書いていきます。

4月から新社会人になり、「電話怖いなー」って思っている方も是非読んでください。

 

電話を取ることで得られること

会社の性質がわかる

入社したばかりのころはどんな電話が来るのかわかりません。

そのため、「自社の顧客がどんな人なのか?」、「電話の要件はどう言ったものか」を理解することができます。

これらをざっくりと把握することで自分の勤めている会社の性質が見えてきます。

たとえば、緊急度が高い電話が多ければ取次先のチームの繁忙度がわかります。

また、メールで済ませられる要件(打ち合わせの日程や、FAXの確認)が多ければ、業務改善が必要ですよね。

電話ができるようになる

企業となれば、新入社員が第一に電話を取らないといけないルールがあるところもあります。

僕を含め、最近は家庭電話のない家庭で育った方も多いのです。

そのため、友達や家族以外の人と電話をすることに抵抗を持っています。

会社の電話をとれるようになることでこの抵抗を払拭できます。

初めての電話はすごく緊張しますが、数日で慣れてしまいますので、そこまで心配する必要はありません。

 

電話の鳴る回数が多くなれば業務の妨げにもなる

自分宛の電話はあまり来ません

入社直後は自分宛の電話は来ませんので、ほとんどが取り次ぎのための第一窓口です。

なので、顧客の性質を把握し、電話に慣れてしまえばこれ以上得られることはありません。

業務の妨げになります

会社の文化にもよりますが、「電話を取るのはまず新人」だと電話は新人がとらないといけません。

一日に何十回も電話が鳴れば、その都度業務を中断して電話を取らないといけません。

コード書いているときになると、集中力が切れてしまったり、考えていたことが全部飛んだりします。

正直言って、自分宛の電話以外は邪魔に感じるでしょう。

 

【結論】電話に慣れたら、取る必要なし

会社の文化(ルール)なので、取らないと注意されたりします。

しかし、電話から得るものはそこまで大きなものではないので、ある程度身に着けたら極力取らない方法を考えましょう。

あなたの職業が電話を取ることではないのなら、無駄なことに時間を使うのはやめましょう。

yasu
yasu

僕は電話が多くなる時間や曜日を把握して、その時間に会議を入れたり、外出をいれたりしていました。

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