仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

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こんにちは。最近はFireタブレットで読書を楽しんでいます。今回はFireタブレットでの初読書「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」で学んだことを書き留めていきます。

主導権を握り、常に先手を打つ

ざっくり言うと「メールの目的を意識し、送受信の回数を減らせ!」と言うことです。

例えば、顧客と会議の日程を調整する際に「一通目から希望日(複数用意)・参加者・会議の目的」を送ります。そうすると、相手方は提案された内容に沿って返信するだけでメールは終わります。さらに応用として、会議の資料などを事前に共有できると、会議の目的の達成も期待できます。

長々と送受信を繰り返すメールを避けることで、メールに使う時間を少なくできますね。また、自分が伝えたい内容だけを一方的に送らずに、相手が知りたい情報も一緒に盛り込むことで早めの返信が期待できます。

僕も先輩にLINEみたいなメールは送るなと注意されたことがありますw一方的に送り気味ですので、意識して改善しますw(ツイッターのDMでも思い当たることがありますのでw)

優先順位をつけずに早めの返信を

「メールの確認時間を設けておき、読んだ順に返信しましょう」ということです。

メールの受信ダイアログがでると、するとすぐに読んでしまいますよね。しかも面倒なメールだと「後で返事しよう」と思いますが、結局数日後に返信していまいます。これがいけないことで、返信する時間を確保( 朝・昼・夕方がベスト)して、その時間に読み、即返信することが大切です。どんなに遅くても翌日までには返信しましょう。

これは返信忘れ防止とともに、再度メールを読む時間を削減できる効果がありますね。また、ボールを相手に渡すことも期待できます。メールの受信がわかるとすぐに開きたくなりますが、そこは我慢して今の仕事に集中しましょう。あとでまとめて処理すればいいんです。

僕はすぐに確認していましたので、気を付けますw確かに先輩方はまとめて処理している人が多かったですね。

期限は守る、相手にも守らせる

打ち合わせ後に「本日中に議事録を送信します」と言って送らない場合は注意が必要です。送られてこないと信用を失ってしまいます。たかがメールかもしれませんが、信用を失うと今後のビジネスにも影響が及ぶことがあります。

また、相手から約束の日が過ぎてもメールが来ない場合は催促するべきです。この時注意なのが「約束の日が過ぎています」とストレートに言わず、「最近メールが送信されていないことがありますので、再送させていただきます。」と間接的に伝えると相手との関係も良好なまま催促メールを送信できます。

間接的に伝えることは少し面倒くさいなと思いましたが、これが大人の対応なんでしょうね。確かにストレートに「本件いかがですか」と送ったほうが時短になりそうですが、これでトラブルになると本末転倒ですからね。気を付けますw

相手の期限も管理するとこちらの仕事量も増えてしまいます。それでも、相手の遅延によりこちらのスケジュールへの影響は避けたいですね。お互いが約束を守れば問題ないんですけどね。。。

読んだ感想

メールも電話と同じくらい多い僕としてはすごく勉強になりました。電話と違い周りの人からアドバイスがもらいにくいですからね。全てを参考にするわけではありませんが、今回まとめた内容は意識したいと思います。

メールも結局は人間同士のコミュニケーションツールなんだよなぁ。

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